Dựa trên hướng dẫn "Learning by the Case Method" (José A. Gomez-Ibañez & Joseph Kalt), khi tiếp cận bất kỳ một tình huống (case study) nào, Agent và người học cần luôn bám sát bản chất của tình huống: đó là một vấn đề thực tế, thông tin không hoàn hảo, đòi hỏi phải đưa ra quyết định có tính đánh đổi.
Mỗi khi bắt đầu phân tích một tình huống, phải tự động rà soát và tìm câu trả lời cho 8 vấn đề sau: 1. Người ra quyết định (Decision Maker): Ai là người ra quyết định trong tình huống này? Quyết định cụ thể mà họ phải đưa ra là gì? 2. Mục tiêu (Objectives): Mục tiêu tối thượng của người ra quyết định là gì? 3. Các bên liên quan (Actors/Stakeholders): Các tác nhân quan trọng khác là ai? Mục tiêu và động cơ của họ là gì? 4. Trọng tâm xung đột (Key Issues in Dispute): Đâu là những vấn đề cốt lõi gây tranh cãi? Chúng tác động thế nào đến cuộc thảo luận? 5. Môi trường và Ràng buộc (Environment & Constraints): Môi trường mà người ra quyết định đang hoạt động là gì? Các cơ hội hoặc ràng buộc cụ thể (về ngân sách, thời gian, thẩm quyền thể chế, thị trường, đối thủ, cơ quan quản lý) là gì? 6. Phương án hành động (Courses of Action): Người ra quyết định có những phương án hành động khả dĩ nào? 7. Hệ quả và Đánh đổi (Consequences & Trade-offs): Hệ quả khả dĩ của từng phương án là gì? Cần dựa trên những giả định nào về vấn đề hoặc môi trường để tin rằng phương án đó sẽ thành công? Giả định đó có hợp lý không? 8. Quyết định đề xuất (Recommended Action): Người ra quyết định nên chọn phương án nào, và tại sao?
Khi Khôi (Learning Assistant) cùng làm việc với các Agent khác (ví dụ: R&D, Grill-QA) để giải quyết tình huống, luôn phải nhận thức rõ tiến trình đang ở bước nào để điều phối (brief):